Настороженное, недоверчивое отношение к немузейным людям заставляет искать волонтеров (во всяком случае, на первых порах) среди знакомых, среди профильных студентов, через партнерские институции.
Работа, которая предлагается добровольцам, бывает по преимуществу двух типов:
- простая физическая работа;
- простая информационно-навигационная работа.
Задачи музея оформляются в информационное сообщение — письменное, а иногда устное, которое адресуется потенциальным волонтерам. Важно отметить стилистический спектр этих информационных сообщений: от подобия объявлений о найме на работу («Требуется…» или «Приглашается…») до более или менее сложных мотивирующих текстов («уникальное событие…», «вклад в культуру…», «неоценимая помощь и поддержка…» и т. д.).
Для осуществления даже простой волонтерской программы необходим механизм — принятие решения о том, кто и как взаимодействует с добровольцами. В организационной схеме реализации проекта выделяются роль руководителя и место/места волонтерской активности. Ответственный сотрудник должен обладать психологическими и коммуникационными навыками, управленческими компетенциями. Это важно, чтобы волонтер смог ощутить и понять:
- институция и ее сотрудники доброжелательны и заинтересованы в его будущей работе;
- музейный контекст и событие требуют рамочного описания, эта рамка повышает значимость волонтерского «вложения».
Объяснение видов и форматов работы, которую необходимо выполнить, может потребовать информационно-образовательных занятий и тренингов, инструктажей и пошаговых регламентов.
Опыт постановки задач, как правило, накапливается постепенно. Риск взаимного непонимания музейного сотрудника и добровольца можно считать нормой ранних этапов становления волонтерства в музее.
Обеспечение условий работы — логистическая фаза волонтерского проекта: где и что делать и при помощи каких инструментов, как и кого встречать и куда направлять, кому и какие материалы раздавать, где можно согреться и попить чаю, к кому апеллировать в случае возникновения сложных ситуаций и т. д.
Важный момент — завершение работы каждым из волонтеров. В различных музеях практикуют встречу групп добровольцев с музейным руководством, «бонусные» мероприятия (чаепития или экскурсии), возможность посещения интересного события, получение грамот или сувениров. Долговременные мотиваторы (например, волонтерская книжка) обещают и добровольцу, и музею новые встречи.
Этот схематический перечень информационных, коммуникационных, логистических, технических, экспертных и мотивационных процедур даже в простом проекте требует системности и тщательного планирования.
Особо нужно отметить следующие задачи:
- выращивание квалифицированного руководителя волонтерской программы внутри музея;
- точное определение обязанностей волонтера (в соответствии с его/ее возможностями и с учетом пожеланий).
Наконец, по итогам проекта важно описать и проработать его результаты:
- эффективность для музея;
- степень удовлетворенности волонтера (обратная связь);
- оценка перспектив развития.
Помимо собственных интересов музей должен учитывать индивидуальность, возможности, намерения и ожидания добровольца.